管理職のストレスを解消し目標達成を支えるシステム手帳『タイムシステム』｜重要な仕事は自分のゴールデンタイムに処理する：手帳講座第６回
今回は仕事に特化したA５サイズのシステム手帳【タイムシステム】と
「Aタイム」の概念と使い方のご紹介です
人生全体を考える前に今の仕事をなんとかしたい！
仕事の成功なくして人生の全体の充実はない！
だからとにかく仕事をうまく乗り切りたい 成し遂げたい
そんな方にはぜひ目を通してもらいたいです
（手帳講座シリーズ全１１回のご案内｜システム手帳からデジタルまで：自分にあった手帳で快適に仕事をして人生を充実させよう）
目次
〇〇式手帳や〇〇メソッド手帳は役に立たない！
仕事に特化して手帳探しをするとき
有名な教育者やコンサルタントやビジネスマンの名前を冠して
〇〇式手帳や〇〇メソッドの手帳というのがたくさんあります。
でもよく見るとただのスケジュール手帳です
驚くほどただの手帳ですよね、ほんとに。
とても工夫されているようなうたい文句ですが
線を太目にしているとか、文字の色が目立つとかその程度、
巻末の情報が独特という程度。
巻末に掲載された諸々の情報など昔は重宝しましたが
今ではスマホがあるからそもそも（ほぼ）不要です
バーチカル（週刊時間メモリ付き）でも見開き一週間でも
とにかく普通の手帳にいかにも付加価値があるかのような売られ方をしていますが、
ただの手帳だと言い切っていいでしょう。
仕事に役立つのはシステム手帳のコンセプトだけ
本当に仕事に役立つのはシステム手帳だけだと思います
システム手帳のコンセプトはOnenoteにも生かされているのでデジタルでも使えます
＊One noteを使って自前のシステム手帳を作る｜システム手帳のコンセプトをOneNoteで使いこなす方法：手帳講座第１回
システム手帳は本来コンセプト勝負なのに
仕事に特化して使おうとするとき
多くの人はスケジュール管理とノートとして使っています。
せっかくのシステム手帳を普通の手帳として使っているので
効果がないのは当然です
その点については たとえば
フランクリンプランナーは人生の諸分野ごとにリフィルがあるので
システム手帳としての効果を感じるわけですが
【人生をデザインする手帳術】手帳を見ながら行動すれば豊かに生きることができる｜フランクリンプランナーのコンセプトは素晴らしい：手帳講座第５回
仕事に特化してシステム手帳を使う時
自分の仕事のいろんな局面に応じてリフィルを使わないとほんとうにもったいないし
自分の仕事にカスタマイズしてシステム手帳を使うと
爆発的に仕事へのストレスが減り効率が上がりアイデアもたくさん出てきます
システム手帳を使うとき大事なことは
自分の仕事を一度分解して どんな項目に分けて管理すればいいかをじっくり考えることです
ビジネスに特化した手帳はタイムシステムだけ
ビジネスに特化したシステム手帳と言えば元祖A5タイプの手帳【タイムシステム】です。
タイムシステムはデンマーク生まれのイギリスの手帳です。
同じイギリス生まれのファイロファックスは元祖システム手帳ですが
タイムシステムはビジネス対応システム手帳の元祖ですね。
私も生命保険会社の営業マネージャー時代に使っていましたが、これはすごかったです。
特におすすめなのはこんな人たちです
１．日々のタスクが多い
２.タスクの量が多いだけでなくタスクの種類も多い。したがって、たくさんの異なる仕事
を同時並行でやっている（管理職などまさにこうです）
３．事前に予定したタスク以外にも毎日次々に突発的な仕事が入る
４．部下がいて、部下の仕事の管理も必要な人
５．３か月先や半年さきなどの長期的なスケジュール管理が必須
タイムシステムの最大の目的
Aタイム。これはジェームズ・ヌーンが１９８８年に書いた「Aタイム」という本で提唱した考え方です。
このAタイムこそ仕事の多忙感を解消する鍵なのです
そしてタイムシステムはそれを達成するための手帳と言えます
フランクリンプランナーやそのベースとなった７つの習慣の考え方に
重要だけど緊急でないものに集中していこうというのがあります。
【人生を変える手帳術】システム手帳を使って「重要だけど緊急じゃない」ことに集中して生きていく：手帳講座第４回
Aタイムとは第２領域を中心に集中して仕事をすることです
これはたとえば健康という項目で考えるとこうなります
病気になって緊急事項として入院治療をするのではなくて
まだ病気になる前に運動計画をたて、食事にも気を付けるということです
さてタイムシステムもこれと似たコンセプトを持っています
それはこのツールを使って
Aタイムを増やし その時間でAランクの仕事をするということなのです
Aタイムとはジェームズ・ヌーンが書いた本で日本ではTBSブリタニカから1988年に出版された
「A」タイム―時間管理のスーパーテクニック
で提唱された考え方です
この本は３００ページを超える内容で、分析シートやワークなど様々に用意されていて
なかなかの優れモノでした。
【Aタイム】の詳しい解説
ここでは管理職特有の要素が入ってきます
部下に任せることの重要性ということです
また任せたあとも どうなっているかを把握するということです
専門的な観点で書かれていて難しいのですが思いっきり要点をまとめるとこんな感じです（筆者のまとめた文章です）
仕事にはたくさんの種類があって質量様々だけど、
自分の仕事を遂行する上で一番重要なものがあるはずだ、
その一番大事なものに一番効果的にアプローチするための時間を
作り出すためにタイムシステムを使う
仕事をしていると、経費精算、クレーム処理の報告、既存顧客へのメルマガ配信、新規顧客のためのプレゼン資料作成、会議、上司との打合せ、部下との内打合せ、研修受講など多くの業務が日々発生します。
しかしこの人は営業マンなので何が一番大事かと言うと、新規契約を獲得することですね。
だから営業に関わる仕事がAタイムであり あとは雑用とも言えるわけです
＊今ではその人の一番の強みをコアコンピタンスと呼びますが、Aタイムとはコアコンピタンスを発揮するための時間と言ってもいいかもしれません
ですが、日常の仕事は忙しく期限もあるから雑用とはいえ おろそかにすることもできない。
すると
Aタイムの仕事はしないまま、平気で１週間が過ぎてしまうから実績はでない
でも多忙だから仕事をしてる気にはなる
私の感覚だとこのスパイラルに陥ってる人は全体の９０％だと思います。
多くの人が緊急性を帯びた雑用ばかりしていて
Aランク＝緊急ではないが重要なこと はしていません
若いころは私はこの通りでした（笑）
Ａタイムというのは意識的に作り出そうとしなければあっという間に時間は過ぎてしまうのです
Aタイムを作り出せたときに起こること
毎週メールマガジンを発行することになったとします
金曜日の５時までに送信しなくてはならなくなった
面倒な余計な仕事だと思っていたがこれをAタイムに変えていった話です
タスクをきちんとマネジメントするとこんな展開を見せます
既存顧客へのメールマガジンは会社の方針であり締め切りもあるから面倒な仕事だけど
考えてみたら メールマガジンを読んだお客様が役に立った、面白かったと思ってくれたら
そのまま信頼を築ける。
そこで手帳にメルマガの内容を検討するための時間を自分とのアポとして書き込みます
毎回金曜のお昼過ぎがメルマガ送信の時間帯なので、そのために金曜日の午前中に作成作業をすることになっているとします。
この場合、たとえば水曜日の夕方３０分をＡタイムとして捉えてメルマガの構想を練るのです。
アイデアも練って十分な準備のもと作成作業をしていると、やがて金曜のメルマガ作成が楽しくなります、そして毎回そうやって作成されたメルマガはお客さんにも楽しさが伝わっていく、やがて効果を発揮し、追加契約や紹介などにつながっていくでしょう。
ここまでくると 水曜の夕方のメルマガの構想を練る時間はとても大事になるので
何か社内で打合せの予定が来たら、その時はアポがあると言って断るようになります
こういうことをあらかじめ想定し、自分にとってのAタイムは何かをいつも考えるのです
このようにタスクの優先度についても整理されていくから、
単に他人にとって緊急だからといって最優先することはなくなります。
こんな風にＡタイムをもつかどうかが 仕事を管理できるかどうかのすべてだと言っていいでしょう
そのためにはＡタイム以外のことを的確にさばいていく必要があるので
それの管理システムとしてタイムシステムが有効なのです
システム手帳タイムシステムの基本構成と効果の証明
さてAタイムを作り出す タイムシステムの中身を見ていきます
アクティビティチェックリスト：タスク管理
オーバーヴュー：長期のスケジュール管理
デイリープラン：１日２ページの当日仕事管理
データバンク１～１０ ：仕事で常に使うデータを１０種類まで用意できる
経費精算
ノート
電話帳
基本的な構成は以上となります。
まだパソコンで仕事をする前の時代の手帳であり、スマホもｉＰａｄもない時代ですから
今ならさすがに電話帳というコーナーは不要ですね
経費精算はファスナーなどがあって領収証を入れるようになってますのでとりあえず放り込める場所としてはいいかもしれません
これを用いるとデスクの上がガチャガチャになりません
＊デスク回りの整理術はこちら
事務処理をテキパキやりたい人へ｜「超整理法」と「リボルディング払い式事務処理法」：手帳講座第11回応用編
パソコンやipadがあればいいのではないか？
最後のよくある質問の回答です
タイムシステムのリフィル項目を見るとみなパソコンなどで代用できます
なぜ紙の手帳を使う必要があるのか？
紙の手帳が必要な理由１
まず管理職はいろんなことを同時に行うし 部下の仕事に応じて急な対応をします
そうするとその場面場面において 瞬時にメモし また瞬時に予定や資料を見なくてはなりません
そうなるとパソコンやipadでは間に合わないことがざらになります
紙の手帳が必要な理由２
システム手帳をめくりながら 関連情報を常に目にすることで有機的にそれらがつながっていき
仕事への発想や記憶が更新され磨かれていくのです
共有化とデータ化はデジタルが圧倒的に優れていますが
毎日の仕事の場、現場での行動には紙がいいのです
野球やサッカーに例えると紙の手帳はその日のフィールド上のプレイを管理するものです
デジタルデータは ベンチの控選手や２軍や球団運営などのバックアップ部分を確認するためのものです
まとめ
PCやiPadはなんでも入れ込めるので一見便利そうですが、
毎日の仕事のフィールド上では使い勝手が悪いものです
また普通の手帳では多様な仕事に対応できません
システム手帳タイムシステムのコンセプトを理解し使いこなせば
毎日の仕事のフィールドにおいて的確に管理対応できます
Aタイムを作り そこに自分のエネルギーを集中し最高のパフォーマンスを実現するために
タイムシステムは良きパートナーになるのです
注意：システム手帳とはコンセプトなのでモノとしてのタイムシステムを使う必要はなく
A５タイプであれば同じことです。ただモノとしてのタイムシステムには大いに魅力もあります
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