管理職の仕事管理を支えるシステム手帳|重要な仕事は重要な時間にこなす『タイムシステム』のコンセプト:手帳講座第6回

2022年5月1日

手帳口座禅11回の中から

手帳講座シリーズ全11回のご案内|システム手帳からデジタルまで:自分にあった手帳で快適に仕事をして人生を充実させよう

今回は仕事に特化して考えてみたいと思います

人生全体を考える前に今の仕事をなんとかしたい!

そう考える人はとても多いからです(かつて私もそうでした)

仕事をコントロールできないとその外側にあるように感じる人生全体のことなど

考えられない人も多いので

今回は仕事を変える手帳術ということをお話してみます

手帳術の本には仕事についての記述が少ない?

人生をデザインする手帳と言えばフランクリンプランナーが有名です

ベンジャミン・フランクリンが使っていたノート術を(13個の徳目を自分のものにする工夫)

現代のシステム手帳に取り入れたハイラムスミスと、7つの習慣のコヴィー博士が

共同で編み出したノウハウがフランクリンプランナーです。

今でもよく売れていますが、この手帳、人生全体の価値観と役割を日々の仕事と生活に落とし込むためのものだから、当然仕事に特化していません。

なのでとりあえず 

仕事だけのために使いやすい手帳をもとめる人には実は使い勝手が悪いんです。

〇〇式や〇〇メソッド手帳は役に立たない

有名な教育者やコンサルタントやビジネスマンの名前を冠して
〇〇式手帳や〇〇メソッドの手帳というのがたくさんあります。

でもよく見るとただのスケジュール手帳です。驚くほどただの手帳ですよね、ほんとに。

とても工夫されているようなうたい文句ですが、線を太目にしているとか、文字の色が目立つとかその程度、巻末の情報が独特という程度。巻末の情報など昔は重宝しましたが今ではスマホがあるからそもそも(ほぼ)不要です

バーチカル(週刊時間メモリ付き)でも見開き一週間でもとにかく普通の手帳にいかにも付加価値があるかのような売られ方をしていますが、ただの手帳だと言い切っていいでしょう。

仕事に役立つのはシステム手帳のコンセプトだけ

システム手帳はコンセプト勝負なのに
多くの人はスケジュール管理とノートとして使っています。

それなら普通のスケジュール帳と変わりません。

普通の手帳とシステム手帳の違いを産み出すものはなにか?

それこそが私たちの仕事を劇的に変える手帳本来の特徴なんですね。

システム手帳ならではの特徴を活かさないといけませんから

コンセプトを意識しないとシステム手帳は宝の持ち腐れです

ビジネスに特化した手帳はタイムシステムだけ

ビジネスに特化したシステム手帳と言えば元祖A5タイプの手帳【タイムシステム】です。

タイムシステムはデンマーク生まれのイギリスの手帳です。

同じイギリス生まれのファイロファックスは元祖システム手帳ですが

タイムシステムはビジネス対応システム手帳の元祖ですね。

私も使っていましたが、これはすごかったです。

特におすすめなのはこんな人たちです

1.日々のタスクが多い

2.タスクの量が多いだけでなくタスクの種類も多い。したがって、たくさんの異なる仕事を同時並行でやっている(管理職などまさにこうです)

3.事前に予定したタスク以外にも毎日次々に突発的な仕事が入る

4.3か月先や半年さきなどの長期的なスケジュール管理も必須人

こういう仕事をしている人には一押しです。

タイムシステムの最大の目的

Aタイム。これはジェームズ・ヌーンが1988年に書いた「Aタイム」という本で提唱した考え方です。
このAタイムこそ仕事の多忙感を解消する鍵なのです
そしてタイムシステムはそれを達成するための手帳と言えます

フランクリンプランナーの考え方に 重要だけど緊急でないものに集中していこうというのがあります。

人生全体にその考えで対応していくのがフランクリンプランナーのコンセプトのひとつです。

【人生を変える手帳術】システム手帳を使って「重要だけど緊急じゃない」ことに集中して生きていく:手帳講座第4回

これはたとえば健康という項目で考えるとこうなります

病気になって緊急事項として入院治療をするのではなくて

まだ病気になる前に運動計画をたて、食事にも気を付けるということです

さてタイムシステムもこれと似たコンセプトを持っています

それはこのツールを使って

Aタイムを増やし その時間でAランクの仕事をするということなのです

Aタイムとはジェームズ・ヌーンが書いた本で日本ではTBSブリタニカから1988年に出版された

「A」タイム―時間管理のスーパーテクニック

で提唱された考え方です 

の中で示された考え方です。

この本は300ページを超える内容で、分析シートやワークなど様々に用意されていて

なかなかの優れモノでした。

【Aタイム】の詳しい解説

専門的な観点で書かれていて難しいのですが思いっきり要点をまとめるとこんな感じです(筆者のまとめた文章です)

仕事にはたくさんの種類があって質量様々だけど、

自分の仕事を遂行する上で一番重要なものがあるはずだ、

その一番大事なものに一番効果的にアプローチするための時間を 作り出すためにタイムシステムを使う

たとえば営業職の人がいるとします

経費精算、クレーム処理の報告、既存顧客へのメルマガ配信、新規顧客のためのプレゼン資料作成、会議、上司との打合せ、部下との内打合せ、研修受講など多くの業務が日々発生し、終了していきます。

しかしこの人は営業マンなので何が一番大事かと言うと、新規契約を獲得することですね。

だから営業に関わる仕事がAタイムであり あとは雑用とも言えるわけです

*コアコンピタンスがその人のメインの強みですが、Aタイムとはコアコンピタンスを発揮するための時間と言ってもいいかもしれません

ですが、日常の仕事は忙しく期限もあるからおろそかにすることもできない。

するとAタイムの仕事はしないまま、平気で1週間が過ぎてしまうから実績はでない

でも多忙だから仕事をしてる気にはなる

私の感覚だとこのスパイラルに陥ってる人は全体の90%だと思います。

若いころは私はこの通りでした(笑)

Aタイムというのは意識的に作り出そうとしなければあっという間に時間は過ぎてしまうのです

タスクをきちんとマネジメントするとこんな展開を見せます

Aタイムを使って仕事をしたケース

既存顧客へのメールマガジンは会社の方針であり締め切りもあるから面倒な仕事だけど

考えてみたら メールマガジンを読んだお客様が役に立った、面白かったと思ってくれたら

そのまま信頼を築ける。

そこで手帳にメルマガの内容を検討するための時間を自分とのアポとして書き込みます

毎回金曜のお昼過ぎがメルマガ送信の時間帯なので、そのために金曜日の午前中に作成作業をすることになっているとします。

この場合、たとえば水曜日の夕方30分をAタイムとして捉えてメルマガの構想を練るのです。

アイデアも練って十分な準備のもと作成作業をしていると、やがて金曜のメルマガ作成が楽しくなります、そして毎回そうやって作成されたメルマガはお客さんにも楽しさが伝わっていく、やがて効果を発揮し、追加契約や紹介などにつながっていくでしょう。

ここまでくると 水曜の夕方のメルマガの構想を練る時間はとても大事になるので

何か社内で打合せの予定が来たら、その時はアポがあると言って断るようになります

こういうことをあらかじめ想定し、自分にとってのAタイムは何かをいつも考えるのです

このようにタスクの優先度についても整理されていくから、単に他人にとって緊急だからといって最優先することはなくなります。

こんな風にAタイムをもつかどうかが 仕事を管理できるかどうかのすべてだと言っていいでしょう
そのためにはAタイム以外のことを的確にさばいていく必要があるので
それの管理システムとしてタイムシステムが有効なのです

システム手帳タイムシステムの基本構成と効果の証明

さてタイムシステムの中身を見ていきます

アクティビティチェックリスト

オーバーヴュー

デイリープラン

データバンク1~10

経費精算

ノート

電話帳

基本的な構成は以上となります。

まだパソコンで仕事をする前の時代の手帳であり、スマホもiPadもない時代ですから

今ならさすがに電話帳というコーナーはありませんね (笑)

経費精算はファスナーなどがあて領収証を入れるようになってますのでとりあえず放り込める場所としてはいいかもしれません

パソコンやタブレットがあればシステム手帳はいらない?

ところでノートパソコンをいつも持ち歩いたりiPadを持ち歩いたりしたら
データはすべてそこにあるから紙のデータバンクはいらないのではないかと思うかもしれません。

そもそも紙の手帳がいらないとなるかもしれません。

実際そう考えてる個人も会社も多くて全社員にタブレットを配布して

スケジュールどころかメモ書きもタブレットでやってすべて共有してる企業もあります。

確かに一理あるのですが、紙の手帳と同じことをPCやiPadを使ってやるのは意外と難しいのです

システム手帳をコンセプトなしに使うとただのスケジュール帳とノートになってしまうと先に述べましたが

実はiPadやPCもコンセプトなしに使うとただの電子版のスケジュール帳とノートにすぎません。

タスクとスケジュールを緊急性と重要性を基準に優先順位を整理すること、それによってAタイムを産み出してAタイムによって生産性を上げること。

このようなことを行うにはノウハウが必要であり、単に電子化してもほぼ意味はありません

そもそも、どのファイルがどこにどう保存されているかがわからなくなることはよくあることですよね(笑)

それに個人の仕事の場ではその場ですぐに閲覧できたり確認したりするケースがたくさんあって、紙でないと対応できません。

逆にコンセプトがわかると普通のノートを使ってタイムシステムと同じことができます

【人生を変える手帳術】システム手帳のデイリーリフィルを普通のノートで徹底活用する方法|仕事や人生の限界を手帳術で突破する:手帳講座第2回

PC時代の紙のデータバンクの例

タイムシステムのデータバンクの10項目はたとえばこんな風に使います

      1 業務マニュアル重要ポイント抜粋

      2 重要顧客のポイント

      3 効果のあった営業トーク 

      4 お客様の声

      5 最近感動した本や映画や音楽

      6 社内の人間関係

      7 業務知識リスト 元データはOneNoteに収納

      8 近く会って懇親を深める人のリスト

      9 読むべき業界雑誌等

      10 経費精算

すべてのデータは会社のクラウドとパソコンに入ってるからタブレットがあればデータバンクはそこにある

と思っているとしたら間違いです

その大本のデータからいつも、あるいは今現在すぐに取り出してみるようにして頭に入れておくものは

別途整理する必要があるのです

システム手帳の注意点

ここで注意したいのは、タイムシステムで発売されてるシステム手帳でないと、これらを実行できないわけではないということです。

A5サイズのシステム手帳があればタイムシステムのリフィルだけ買えばいいんです。

もっと言えばノウハウだけ取り入れればいいんです。というのもタイムシステムはフランクリンプランナーより普通高額です。

普通のノートの組み合わせでもOKだし、OneNoteやGoogleなどのアプリなども同じことができます。コンセプトをよく飲み込んでおけばですね。

One noteを使って自前のシステム手帳を作る|システム手帳のコンセプトをOneNoteで使いこなす方法:手帳講座第1回

Outlookのスケジュール機能に入っていたタイムシステム

ちなみにタイムシステムのコンセプトは以前Outlookにそのまま取り入れられていました。

今もそうかもしれません、筆者は現在Outlookを利用していないので不明ですm(__)m

Outlookのスケジュール機能の内容はまさにタイムシステムそのものであり、

タイムシステムを電子化したものでした。(つまりGoogleカレンダーより優れモノでした)

アクティビティリストにタスクを書いて期限を書くと、

それがそのままスケジュールに反映しました。

スケジュールは電子処理されるので

月を選べばカレンダーに、

週を選べばウィークリーに、

そして日を選べばデイリー部分(タイムシステムと同じデザインでした)に

自動的に反映していたのでした。

でもこの手帳はあなた自身の仕事の大切なプロジェクトになるから

高額の本物買うのもいいかもですね。

高いと言っても、ipadよりもずっと安いですからね。

まとめ

PCやiPadはなんでも入れ込めるので一見便利そうですが、

スケジュール管理、タスク管理としては

ただのスケジュール帳程度の役割しか発揮しないことがほとんどです

システム手帳タイムシステムのコンセプトを理解し使いこなせば

紙でも電子でも

仕事を的確に管理しさばいていけて

Aタイムを作り上げ生産性の高い時間を使えます

それこそが21世紀の手帳の目的なのです

動画で見たい方はこちらから

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