【ビジネスノウハウの知恵】事務処理をテキパキやりたい人へ|すぐに役立つ実践的な方法

2021年9月29日

事務処理というのはあらゆる仕事につきものです

営業でもフロント業務でも講師でもドライバーでも事務作業はあります

総務や人事、経理事務などまさに事務処理自体が仕事ってケースもありますね

余分な仕事 余計な作業と思われがちな事務処理ですが

たまっていくとストレスだらけになることもあります

今回は事務処理の悩みとその解決方法を体験からお話します

事務処理のタスク管理のやりかた

事務処理

もし今週の仕事が ボリュームはあるけど一種類であれば
手帳にそのタスクを書いたら予定管理は終了ですね

でもたいていの場合

一度に5つも10も同時にタスクをこなさないといけません

さらに毎日飛び込みで入る作業が3~5くらいある・・・

すると手帳には5つ~10プラス3~5のタスクを書かないといけませんね

それだけの事務処理のタスクをあなたは何に記録してるでしょうか?

この質問をすると

多くの人が見開き1週間の手帳に書いています

と答えます。

それはやってはいけません

たくさんの事務処理がいつもやってくる仕事の場合

1日を見開き2ページ使ってタスク管理するのがおすすめです。

その詳しいやり方はこちら

最悪なのが場当たり的なメモを

メモ用紙やポストイットに書いていくこと

なぜ一つのノートに書かないのか?

そうすればメモを探したりなくしたりすることはありませんし

ノートを見ればすべて書いてるという安心感も生まれます

たまった事務処理をこなす方法

事務処理は面倒でもあり ついつい後回しにしがちです

ぼくも若いころ 膨大な未処理作業を作ってしまい大変なことになったことがあります

その反省からいろいろ試行錯誤して事務処理が速いとまで言われるようになりました(自画自賛(笑))

でも

すでにたまってしまったものはどうすればいいのか?普通はこう考えますね

1.土日で出社して一気にやり上げる

2.毎日残業して1週間くらいでやってしまう

いずれにしても残ったままでは気が気でなくなるしストレスがたまります

でもぼくは営業が忙しくて事務処理ができないときこうやってました

事務処理のリボルディング払い方式

リボルディング方式でこなしていくんです
こういうことです

リボルディング方式の事務処理

1.膨大にたまった事務処理がある

2.毎日15分から30分くらいの決まった時間をたまった分の事務処理として使う。ここでは15分使うと設定します。決まった返済額=決まった作業時間ということでリボルディング方式と呼びます。

3.昼間でも残業タイムでも、今から15分とれるときにリボルディング方式事務処理をする

4.どんな仕事か思い出して何をやればいいかわかっただけで15分が過ぎたらとにかくやめる。無理をしない。必ず15分であえてやめる。

5.グラフ作成中であと5分で全部仕上がると思っても15分たったらやめる

6.こうやって1か月から2カ月経過したらたまっていた事務処理はたいていなくなる。1か月22日出社したら、22×15分=330分=5時間半。休日出勤1日分を、毎日の負担感なしでこなすことができる

7.途中あらたな事務処理が利子のように膨らむこともあるが、リボルディング方式がまさにそうであるように利子がいくら増えてもひたすら決まった時間を毎日払い続ける。

こうすれば累積債務のようなたまった事務処理は負担感なく終えることができます

そして今度は、やることがなくても、毎日15分は事務処理のための時間として使います

すると新たなやり方を考えたり PCのスキル向上に努めたりするようになっていきます

手元の書類整理の方法

書類整理

事務処理で困るのがメモの紛失(対策は前述のノート術)
とともに
書類の紛失です

会社のファイルなどに正式におさめればもう大丈夫ですが

処理中手元にある書類がどこにいったかわからなくなることは多いですね

もちろん完全に紛失することは滅多になく

机回りのどこかにあるのは間違いなのですが

どこにあるかはまるでわからなくなります(どこにあるかわからないという状況が紛失ですね(笑))

なのですべてデジタル化しておこうとなるのですが

でも一時的に手元に置く書類をいちいちデジタル化するのも面倒です。

というか意味はあまりないです

要はいかにして机回りでなくさないかを考えればいいのです

超整理法

もう20年以上前のことですが 経済学者の野口悠紀雄さんの「超整理法」という整理術がベストセラーになりました。その後野口さんは超整理手帳も出して、スマホで予定管理ができるようになるまでは、システム手帳同様、手帳売り場には必ずありました

デジタル化の大波の中で紙の書類の整理術はどうでもいいことのようになりましが、個人の机回りには、まだまだ紙の書類に紙のメモがたくさんあって、机の上に無秩序に積み重なって埋もれて行って、見つからなかったり、探すのに時間がかかったりということが今でも普通にあります。

そこでやはり超整理法を使うのがいいと思います。

ぼくの体験では、この方法が書類整理にはベストです。もちろん公式にファイリングするのとは別な話で、個人の手元に作業のために一時的にあるものについてです。それでもたいへんな量になります

もともとの野口さんのアイデアは、使用済みのA4対応の茶封筒に、一枚でも10枚でも案件別に入れていき、茶封筒に何が入っているか日付とタイトルを殴り書きでいいから書いておくというものでした。

今は茶封筒を使うこともないし、透明クリアファイルが格安になったので、ぼくは透明クリアファイルを使っています。

どう使うのか?
今まで古い順にに上に積み重なっていた書類を
案件ごとに(一枚のちぎったメモも含めて)透明クリアファイルに入れて
古い順に、右からか左からは好みに応じて、横並びに並べていく。

これだけで書類問題はすべて解決します。

野口悠紀雄さんも著書「超整理法」の中で述べられていましたが

古い順に並べるのが一番合理的な並べ方です。

でも上に乗せていくと、必要なときにどけて探さないといけません。

そこで順番もぐちゃぐちゃになります

なので横に並べる
それも透明クリアファイルに入れて。
するとその書類を探すのに並べたファイルを見ればいいだけです

一回取り出したら元の場所に返すのではなくて最新の場に置く。

こうしていつも最後に触った書類が最新にあり、触らない書類は置くにあります

だいたいどの書類がどのあたりかは覚えてるものだし

忘れるくらい触ってないものは一番奥のあたりということになります

これだけでなくさないしすぐ見つかるしたまった書類問題は解決します

ちなみにGoogleキープもGoogleドキュメントも、Googleのファイルの並び方って
まさにこの思想通りになっていますね
人間の脳の構造にピッタリなんでしょうね

まとめ

ぼくが生命保険会社で膨大な書類と格闘しながら、学び体験した事務処理と書類の整理方法をご紹介しました。

ちょっとした工夫で仕事の効率はとてもよくなるし、ストレスも激減するし、安心感さえ生まれます。

仕事によって、性格によって、最適なやり方は変わってきますが、いろいろ試している方には

ひとつの事例として参考にしていただければ幸いです

なお、これらの手帳術、ノート術、整理術などが自分の仕事の場合どう訳に立つのか?ご関心がある方は無料お試しセッションにお気軽にお申込みください。ノート術コーチングなどもおこなっています。

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