デジタル時代でも効果抜群の「超整理法」｜たまった事務処理の管理方法と書類整理法：手帳講座第11回応用編
事務処理というのはあらゆる仕事につきものです
営業でもフロント業務でも講師でもドライバーでも事務作業はあります
総務や人事、経理事務などまさに事務処理自体が仕事ってケースもありますね
余分な仕事 余計な作業と思われがちな事務処理ですが
たまっていくとストレスだらけになることもあります
今回は事務処理の悩みとその解決方法を体験からお話します
目次
事務処理の進行管理のやりかた
事務処理をたいへんだなと思うのは
一度に５つも１０も同時にタスクが発生するときです
ただでさえ大変な時に
新たに飛び込みで作業が入ってきたらパニックになったりします
ところでそんな時 多数のタスクをどんな風に管理されていますか？
・何も記録せず頭で管理
・手帳に書く
・メモ書きする
・パソコンのタスク管理ソフトに入力する
あなたの仕事のパターンによって細かな管理方法は変わってきますが
何も書かないというのは論外です
また 見開き1週間の手帳に書くのも管理が破綻します
メモ一枚に書くのはいいのですが
どこかになくすかもしれません
なので たくさんの事務処理がいつもやってくる仕事の場合
ノートにこまめに書いていきましょう
できれば
1日を見開き2ページ使ってタスク管理するのがおすすめです。
その詳しいやり方はこちら
【人生を変える手帳術】システム手帳のデイリーリフィルを普通のノートで徹底活用する方法｜仕事や人生の限界を手帳術で突破する：手帳講座第２回
たまった事務処理をこなす方法
事務処理は面倒でもあり ついつい後回しにしがちです
ぼくも若いころ 膨大な未処理作業を作ってしまい大変なことになったことがあります
その反省からいろいろ試行錯誤して事務処理が速いとまで言われるようになりました（自画自賛(笑)）
でも
すでにたまってしまったものはどうすればいいのか？普通はこう考えますね
１．土日で出社して一気にやり上げる
２．毎日残業して1週間くらいでやってしまう
いずれにしても残ったままでは気が気でなくなるしストレスがたまります
でもぼくは営業が忙しくて事務処理ができないときこうやってました
リボルディング払いのように事務を処理していく
リボルディング方式でこなしていくんです
こういうことです
１．膨大にたまった事務処理がある
２．たとえば毎日15分くらいの時間を決めてたまった分の事務処理をする。
⇒負担にならない１０分～１５分程度という時間がポイント
ここでは15分使うと設定します。決まった返済額＝決まった作業時間 ということでぼくはリボルディング方式と呼んでいます。
３．昼間でも残業タイムでも、今から15分とれるときにリボルディング方式事務処理をする
⇒朝の始業前とか仕事が終わったときとか 邪魔の入らない時間帯が良いです
４．どんな仕事か思い出して何をやればいいかわかっただけで15分が過ぎたとしても、時間が来たらとにかくやめる。無理をしない。
⇒必ず15分で敢えてやめる。
５．グラフ作成中であと5分で全部仕上がると思っても15分たったらやめる
⇒その日は残念かもしれないけど長く続けるには敢えてやめることがとても大事
６．こうやって1か月から2カ月経過したらたまっていた事務処理はたいていなくなる。1か月22日出社したら、22×15分＝330分＝5時間半。
⇒休日出勤1日分を、毎日の負担感なしで、いつの間にかこなすことができる
７．途中あらたな未処理案件が発生してあたかも利子のように全体の作業量が膨らむこともあるが、リボルディング方式がまさにそうであるように 利子がいくら増えてもひたすら決まった時間を毎日払い続ける。
⇒やがてどれだけ仕事が溜まっても自分にはこのリボルビングタイムがあるという安心感が生まれる
こうすれば累積債務のようなたまった事務処理は負担感なく終えることができます
そして今度は、やることがなくても、毎日15分は事務処理のための時間として使います
すると新たな業務のやり方を考えたり PCのスキル向上に努めたりするようになっていきます
手元の書類整理の方法
事務処理で困るのがメモの紛失（対策は前述のノート術）
とともに 書類の紛失、必要な書類がすぐ取り出せない、などです
会社のファイルなどに正式におさめればもう大丈夫ですが
処理中手元にある書類がどこにいったかわからなくなることは多いですね
もちろん完全に紛失することは滅多になく
机回りのどこかにあるのは間違いなのですが
どこにあるかはまるでわからなくなります（どこにあるかわからないという状況が紛失ですね(笑)）
なので すべてデジタル化しておこうと そういう流れになるのですが
でも一時的に手元に置く書類をいちいちデジタル化するのも面倒です。
というか意味はあまりないです
要はいかにして机回りでなくさないかを考えればいいのです
超整理法
野口悠紀雄さんおベストセラー『超整理法』
もう20年以上前のことですが 経済学者の野口悠紀雄さんの「超整理法」という整理術がベストセラーになりました。その後野口さんは超整理手帳も出して、スマホで予定管理ができるようになるまでは、システム手帳同様、手帳売り場には必ずありました
デジタル化の大波の中で紙の書類の整理術はどうでもいいことのようになりましが、個人の机回りには、まだまだ紙の書類に紙のメモがたくさんあって、机の上に無秩序に積み重なって埋もれて行って、見つからなかったり、探すのに時間がかかったりということが今でも普通にあります。
そこでやはり超整理法を使うのがいいと思います。
ぼくの体験では、この方法が書類整理にはベストです。もちろん公式にファイリングするのとは別な話で、個人の手元に作業のために一時的にあるものについてです。それでもたいへんな量になります
実はこのやり方は 作業中のデジタル上のファイルにも使えます
GoogleドライブやGoogleドキュメントの配列法はまさに超整理法のコンセプトになっています
超整理法の具体的なやり方
もともとの野口さんのアイデアは、使用済みのA４対応の茶封筒に、書類が一枚でも10枚でも案件別に入れていき、茶封筒に何が入っているか日付とタイトルを殴り書きでいいから書いておき 時系列順に並べるというものでした。
今は茶封筒を使うこともないし、透明クリアファイルが格安になったので、ぼくは透明クリアファイルを使っています。
今まで古い順にに上に積み重なっていた書類を
１．案件ごとに（一枚のちぎったメモも含めて）透明クリアファイルに入れて
２．古い順に、右からか左からは好みに応じて、横並びに並べていく。
３．一回取り出したら元の場所に返すのではなくて最新の場に置く。
４．こうしていつも最後に触った書類が最新にあり、触らない書類は置くにあります
５．だいたいどの書類がどのあたりかは覚えてるものだし
忘れるくらい触ってないものは一番奥の方にあるので 覚えてない書類は古いゾーンで探せばいいということになります
これだけで手元の書類問題はすべて解決します。
野口悠紀雄さんも著書「超整理法」の中で述べられていましたが
古い順に並べるのが一番合理的な並べ方です。
やってみるとわかりますが、どの書類がいつ頃のものだったかは覚えているもので
横並びのクリアファイルからあっという間に取り出せます
⇒いろんな書類整理法は人間の記憶を全くあてにしないシステムで成り立っているのでやってみるとまだるっこしいものもあります
机の上に重ねておいていても、あれは確かこの辺にあったはず、などとあたりをつけますよね
あれは重なったから取り出しにくいので、書類がどこにあるかは正確にわかっているんです
なので
横並びにするだけで魔法のように書類が取り出せます
やがて古くて全く触らないファイルがわかって来るので捨てる時の判断も簡単です
ちなみにGoogleキープもGoogleドキュメントも、Googleのファイルの並び方って
まさにこの思想通りになっていますね
人間の脳の構造にピッタリなんでしょうね
つまり正式に保存するファイルではなくて
作業中のデジタルファイルについても同じやり方をやればいいんです
まとめ
ぼくが生命保険会社で膨大な書類と格闘しながら、学び体験した事務処理と書類の整理方法をご紹介しました。
ちょっとした工夫で仕事の効率はとてもよくなるし、ストレスも激減するし、安心感さえ生まれます。
仕事によって、本人の性格によって、最適なやり方は変わってきますが、
いろいろ試している方には ひとつの事例として参考にしていただければ幸いです
なお、これらの手帳術、ノート術、整理術などが自分の仕事の場合どう訳に立つのか？
ご関心がある方は無料お試しセッションにお気軽にお申込みください。
ノート術コーチングなどもおこなっています。
手帳講座シリーズご案内
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