【人生を変える手帳術】システム手帳のデイリーリフィルを普通のノートで徹底活用する方法|仕事や人生の限界を手帳術で突破する:手帳講座第2回

2022年2月10日

自分の心の容量を超えて
いろんなものが降りかかるとき
人は まいってしまうことがあります
自分を変えないと いけないと思っても
すぐには変わらない でもすぐになんとかしないといけない
そんなときに 手帳で状況を整理して
変化への第一歩を踏み出すことができます
今回はそんな手帳術のポイントの一つをお話してみます

手帳術で人生を見える化して楽になろう

ぼくは手帳大好き人間だったので
フランクリンプランナーの使い方を数冊の本で学んで数年実行しましたし
参考:フランクリンプランナー
その前は
タイムシステムという手帳の使い方も本で学んで使ったことがあります

いずれもシステム手帳で

タイムシステムはA5だから少し大き目の手帳でした

参考:タイムシステム

これらの手帳は セットで購入すると必要なノートがすべてそろいますが

価格的には何万もかかるので

効果があるかないか確かめる上でも

今回はその中のエッセンスからデイリーリフィルを

普通のノートを使ってどう利用するかをご紹介します

(スケジュールとデータ管理だけなら、WindowsのonenoteとGoogleカレンダー、Googleキープを使えば事足ります。PCとスマホと両方で自分の全情報を管理できるから、いつでもどこでも見ることができます。)

デイリースケジュールノート 一日を可視化する

一冊ノートを用意します

左ページの真ん中に縦線を引いて、

左側に時間のメモリを書いて

自分に必要なタイムラインを記します

ここでは午前8時から午後9時になっています

*ある日の私のデイリーの事例

左ページにタイムラインとTODOリストを作り、TODOリストにはその日やるべきこと、やっておきたいことをすべて(すべて!)書きます

(どこかに電話するとか どこかにメールするとか その場でやってしまえば終るものも、そんなこともすべてノートに書きます 例外なくやります 飛び入りで入ったタスクも記入します)

10個~20個くらいのタスクになると思います

これで一日のスケジュールと一日にやるタスクをすべて可視化できました。

見える化することだけで すっきりする人もいます

右ページには
その日起きることなどのメモをします
例では右ページの左半分が当日の飛び入り仕事、右半分がメモ、ノートになっています。

こうすると自動的に業務日誌が出来上がるのです

頭の中でやるべきことなどがごちゃごちゃになって

切迫感だけが募る状態は

こうやって書くだけで相当軽減します

さらに過去の記録が自動的に積み上げられていくので

自分の仕事の傾向まで見えてきます。

とにかくTODOリストを書かずに仕事に入るなんてありえません。混乱するのはあたりまえです

元祖TODOリスト:アイビーリーメソッド

このTODOを毎日書くもとのしてはアイビーリーメソッドが有名です

アイビーリーメソッドは単純ですが深い知恵が隠されています。ポイントは次の通り。

  1. 夜、紙に「明日やるべきこと」を6つメモします
  2. その6つの項目を重要だと思う順に番号を振ります
  3. 翌日、メモの順番に沿って仕事(勉強)を進めましょう
  4. 全部できなかった場合は、悔やむことなく忘れましょう
  5. その日の夜も、明日のための6項目を新しくメモします
  6. 1〜6を毎日行ないます

アイビー・リーはこのメソッドをUSスチールのチャールズ・シュワッブに提案し、このアイデアだけで莫大な報酬を受け取りましたが、シュワッブ自身、このアイデアのおかげでストレスが激減したと言います。

アイビーリーメソッドの詳細はこちはらから

*右側に、重要度と緊急度で4つに分類するケースもあります

①表の左上  緊急で重要なもの

②表の左下  重要だけど緊急なもの

③表の右上  緊急で重要なもの

④表の右下  重要でも緊急でもないもの

これは『7つの習慣』のコヴィー博士が提唱した重要事項を優先しように沿って私が考案したノート術です。

右側にシステム手帳のようなデイリーを作りタイムラインと右半分はメモとして使います

左ページがTODOリストです

縦線が緊急度を示し横線が重要度を示します

こうして4つのカテゴリーにタスクが一目瞭然で分かれます

1.緊急で重要なもの

2.緊急ではないけど重要なもの

3.緊急だけど重要ではないもの

4.緊急でも重要でもないもの

【具体例】

コヴィー博士は2の緊急ではないけど重要なものを常日頃やるようにしていこうと推奨しています。

ともすると私たちは1と3ばかりやっています。1はやむなしですが3をしないで済むようにするのです

長期のタスクリスト

あと長期課題についてです。

前述した第2領域のタスクも大半はこの長期タスクになります。

デイリーに書かない長期的なテーマは

1か月以内のタスク、1か月以上先のタスク、定例的に行う長期課題

などに分けてポストイットをデイリーノートの巻末などに貼っておきます

こうしてシステム手帳のデイリーノートと、アクティビティチェックリストの機能を

普通のノートで行うことができるのです

毎月やることがある程度決まっていてそれが膨大であるときは

エクセルやスプレッドシートでガントシートや工程表のようなものを作るのがおすすめです

下記の例は私がコーチングにあたってのブログやSNSの行動管理用に作ったエクセルのオンライン版です

オンラインにしてスマホでも見ることができるようにしています

*これと同じものは今でもシステム手帳のリフィルで販売されています。

ただ明らかにこの手のものはエクセルでつくるのがベストだと思います。

紙だと各項目を毎月新たに書かないといけないですし。

紙の手帳は変動が多いものに対応しやすいですね

デジタルと紙の使い分けは仕事の質量によっても考えないといけないし

何より自分の好き嫌いにも配慮しましょう。

デジタル得意なのにあえて紙にする必要はありません

でもデイリーだけは紙がいいと思います

システム手帳はコンセプトがわかると紙でもデジタルでも自分で作れる

システム手帳の設計思想がわかるとたいていのことは普通のノートでできてしまいます。

そしてシステム手帳の最大の長所だったデータバンク機能は

デジタル管理とネットによって置き換え可能になりました

それを使ってPCやスマホで見るようにしたら、

自分だけのカスタマイズされたシステム手帳が完成すしますね。

ただし

いつも目の前に開いておいておくことで手帳は最大の機能を発揮するから

それはデジタルではできないです

なので紙のカレンダーがいまだにあんなに売れるし手帳も紙が大量にあるわけですね

ストレス対策ノート ストレスとネガティブを可視化して対策を宣言する

それから さらに

ノートを一冊用意しましょう

その左のページに 何が大変で何が嫌なのかを書きます

1ページにつき 1項目がいいです

どんなに空白部分があっても

1ページにつき1項目

そしてその右のページにどうなればいいのかを書きます

同じく1ページに1項目ですね

そして右ページに書いた方は声に出して、3回読みます

紙がもったいないと思うかもしれませんがこうするのには理由があります

あなたの問題はとても大事です

1ページにひとつとして考えるほど重要なのです

そしてその答えも同様に1ページにひとつとして考えるべき重要度をもちます

さらに答えはずっと考え続けるべきものだから

最終的に1ページくらい埋めるかもしれません

いずれにしてもあなたの重要な問題は箇条書きで羅列されてはならないのです

価値観とミッションステートメントノート

ここ、とても大事です

さらにもう一冊だけノートを用意しましょう

あなたの価値観を

家族 健康 仕事 夢 スポーツ お金 すまい おしゃれ 趣味

などのように項目を書いて その説明を1行か2行で書いてみます

価値観のコーナーが終ったら

今度は自分の役割を書いてみます

仕事の社員 妻 母 娘 (男性なら夫 父 息子)ブログを書く人 読書家 ピアニス

などなど自分が関わるものや趣味などの領域での自分の立ち位置を書いていきます

こうして価値と役割を整理したら

行動原則の文章を書きます。

ミッションステートメントと呼ばれるものです

こんな感じの流れです

ミッションステートメント

「 私は妻として、夫と幸せな家庭を作っていく。

家庭の中では穏やかさを信条とする。職場では、後輩へ先輩として無言のメッセージを発信したい。

それは自分が必死にやってるところを見てもらえばいいので、教えたり手本になろうとはしないこと。

仕事では基本気づいたことはすぐにやること。すぐにできないことは必ずノートに書とめ、最適な期限でこなすこと

趣味のピアノは週に一度は必ず練習する。

ピアノを弾くときのわたしは特別な私だから忘れないために必ず週一以上は鍵盤に触れる 」

こんな風に

このノートにはあなたがどんな人かが分かるような内容で楽しく記入していきます

紙のノートではなくてonenoteやEvernoteなどの

メモアプリでこれをやることもできます

まとめ

システム手帳って実は緻密に計算されたコンセプトで

自分のことを総合的に書いていく手帳だったのです

なのでその仕組みが分かれば

普通のノートと今の時代はスマホやPCを使って

システム手帳を作り上げることができます

そしてこうしたことの効果を体感したら

本格的なシステム手帳のご購入もおすすめします

(私が販売しているわけではありません(笑))

結局 たくさんのノートが必要になるから

バインダー方式なら一冊で済みますし

なにより システム手帳って物としての存在感があります

スマホにも物としての存在感がありますから

Evernoteやonenote、グーグルキープなどを使いつつ

デイリーだけ紙のノートを使うのもあり

とにかく自分の嗜好と行動形式に合わせて自由に使いこなすことが一番です

手帳講座シリーズご案内

手帳講座シリーズ全11回のご案内|システム手帳からデジタルまで:自分にあった手帳で快適に仕事をして人生を充実させよう

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