【人生を変える手帳術】システム手帳のデイリーリフィルを普通のノートで徹底活用する方法｜デジタルに真似できない紙ならではの一覧性：手帳講座第２回
ひとつひとつのタスクは対応できるものであっても
一度に 一気に
いろんなものが降りかかるとき
人は まいってしまうことがあります
ストレス過剰になり 自分自身の限界さえ感じることもあります
もちろん仕事への姿勢や考え方など
根本的に思考を変える必要もあるかもしれませんが
手帳に整理するだけで意外とすんなり解決したりするものです
今回はそんな手帳術のポイントの一つをお話してみます
目次
手帳術で「人生を見える化」して楽になろう
ぼくは手帳大好き人間だったので
フランクリンプランナーの使い方を数冊の本で学んで数年実行しましたし
参考：フランクリンプランナー
その前は
タイムシステムという手帳の使い方も本で学んで使ったことがあります
いずれもシステム手帳で
タイムシステムはA5だから少し大き目の手帳でした
こういったシステム手帳は
バインダーと必要なリフィル一式をセットで購入するとかなりの高額になります
具体的には数万円になったりしますので手帳としては高すぎると感じます
そこで たとえばシステム手帳リフィルに効果があるかないかまず確かめる上でも
リフィルごとのエッセンスだけ取り入れて それを普通のノートでやってみる
ということをお勧めします
今回はデイリーリフィルについて
これを 普通のノートを使ってどう利用するかをご紹介します
（スケジュールとデータ管理だけなら、WindowsのonenoteとGoogleカレンダー、Googleキープを使えば事足ります。PCとスマホと両方で自分の全情報を管理できるから、いつでもどこでも見ることができます。）
One noteを使って自前のシステム手帳を作る｜システム手帳のコンセプトをOneNoteで使いこなす方法：手帳講座第１回
【手帳いらずの情報処理術】メモアプリGooglekeepとGoogleToDoはPCとスマホで同時に使える｜手帳講座第７回
デイリースケジュールノート 一日を可視化する
システム手帳で一番使い勝手が良かったのがデイリーリフィルです
タイムシステムでもフランクリンプランナーでも一日が見開き2ページで使うようになっています
一日に2ページ使うこと自体 普通考えないですね
普通の手帳だとおおむね見開きで1週間ですから
書き込める情報量が圧倒的に多いのです
で 見開き2ページを1日で使うということなら普通のノートでもできるのわけです
そこで 一冊ノートを用意します
左ページの真ん中に縦線を引いて、
左側に時間のメモリを書いて
自分に必要なタイムラインを記します
ここでは午前８時から午後９時になっています
＊ある日の私のデイリーの事例
左ページにタイムラインとTODOリストを作り、TODOリストにはその日やるべきこと、やっておきたいことをすべて（すべて！）書きます
これで完全にシステム手帳のリフィルと同質のものができます
たったこれだけですがアイデアとはコロンブスの卵なのです
（どこかに電話するとか どこかにメールするとか その場でやってしまえば終るものも、そんなこともすべてノートに書きます 例外なくやります 飛び入りで入ったタスクも記入します）
10個～20個くらいのタスクになると思います
これで一日のスケジュールと一日にやるタスクをすべて可視化できました。
見える化することだけで すっきりする人もいます
右ページには
その日起きることなどのメモをします
例では右ページの左半分が当日の飛び入り仕事、右半分がメモ、ノートになっています。
こうすると自動的に業務日誌が出来上がるのです
頭の中でやるべきことなどがごちゃごちゃになって
切迫感だけが募る状態は
こうやって書くだけで相当軽減します
さらに過去の記録が自動的に積み上げられていくので
自分の仕事の傾向まで見えてきます。
とにかくTODOリストを書かずに仕事に入るなんてありえません。混乱するのはあたりまえです
元祖TODOリスト：アイビーリーメソッド
このTODOを毎日書くもとのしてはアイビーリーメソッドが有名です
アイビーリーメソッドは単純ですが深い知恵が隠されています。ポイントは次の通り。
- 夜、紙に「明日やるべきこと」を6つメモします
- その6つの項目を重要だと思う順に番号を振ります
- 翌日、メモの順番に沿って仕事（勉強）を進めましょう
- 全部できなかった場合は、悔やむことなく忘れましょう
- その日の夜も、明日のための6項目を新しくメモします
- 1〜6を毎日行ないます
アイビー・リーはこのメソッドをUSスチールのチャールズ・シュワッブに提案し、このアイデアだけで莫大な報酬を受け取りましたが、シュワッブ自身、このアイデアのおかげでストレスが激減したと言います。
アイビーリーメソッドの詳細はこちはらから
【仕事に追い込まれた時】手帳で思考を/おしゃべりと運動でからだを/呼吸と瞑想で精神を整える
＊右側に、重要度と緊急度で４つに分類するケースもあります
７つの習慣のコヴィー博士のタスク管理は緊急事項と重要事項の２つの基準で仕事を分類することにありました
この考えで 毎日のタスクをノートに割り振って記入します
①表の左上 緊急で重要なもの
②表の左下 重要だけど緊急なもの
③表の右上 緊急で重要なもの
④表の右下 重要でも緊急でもないもの
これは『７つの習慣』のコヴィー博士が提唱した重要事項を優先しように沿って私が考案したノート術です。
右側にシステム手帳のようなデイリーを作りタイムラインと右半分はメモとして使います
左ページがTODOリストです
縦線が緊急度を示し横線が重要度を示します
こうして４つのカテゴリーにタスクが一目瞭然で分かれます
１．緊急で重要なもの
２．緊急ではないけど重要なもの
３．緊急だけど重要ではないもの
４．緊急でも重要でもないもの
【人生を変える手帳術】「重要だけど緊急ではないタスク」に集中して生きていく：手帳講座第４回
このように分類して毎日のタスクを管理していけば
たくさんの仕事が入ってもノートを見れば整理されているので多忙感は激減します
長期のタスクリスト
あと長期課題についてです。
毎日のタスク管理をすると どうしてもその日中に終わらないものが出てきます
そういった中長期案件を普通のノートで簡単に管理する方法のご紹介です
実は 前述した第2領域のタスクも大半はこの長期タスクになります。
デイリーに書かない長期的なテーマは
１か月以内のタスク、１か月以上先のタスク、定例的に行う長期課題
などに分けてポストイットをデイリーノートの巻末などに貼っておきます
こうしてシステム手帳のデイリーノートと、アクティビティチェックリストの機能を
普通のノートで行うことができるのです
毎月やることがある程度決まっていてそれが膨大であるときは
エクセルやスプレッドシートでガントシートや工程表のようなものを作るのがおすすめです
下記の例は私がコーチングにあたってのブログやSNSの行動管理用に作ったエクセルのオンライン版です
オンラインにしてスマホでも見ることができるようにしています
＊これと同じものは今でもシステム手帳のリフィルで販売されています。
ただ明らかにこの手のものはエクセルでつくるのがベストだと思います。
紙だと各項目を毎月新たに書かないといけないですし。
紙の手帳は変動が多いものに対応しやすいですね
デジタルと紙の使い分けは仕事の質量によっても考えないといけないし
何より自分の好き嫌いにも配慮しましょう。
デジタル得意なのにあえて紙にする必要はありません
でもデイリーだけは紙がいいと思います
まとめ
システム手帳の設計思想がわかるとたいていのことは普通のノートでできてしまいます。
なのでまずコンセプトを普通のノートで試してみて
その上でデザイン性に富んだ気持ちの良いモノとしてのシステム手帳を楽しむことも気分を良くするでしょう
いずれにしてもこうしたコンセプトこそがシステム手帳のだいご味なので
もし普通のノートでもかまわないなら それだけご紹介したような形で利用するのも
大いに役立つことだと思います
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