【進化する手帳】スケジュール帳として使うのはもう古い｜人生の指針を書いてサポーターとして手帳を使おう：手帳講座第３回
あなたは手帳に何を書いていますか（入力してますか）？
アナログでもデジタルでも 普通みんなが手帳に書いていることは
時間が決まったアポイントが中心です
社外の誰かに会う、社内で打合せや会議がある
などを紙やデジタルカレンダーに書き留めるのですね
そしてそのために必要なメモを書いたりしますが
それだけのケースがとても多いんです
実は手帳に何を書くかで人生が決まってきます！
今回はそんなことをお話してみます
目次
手帳に何を書いていますか？
今後1週間の仕事について考えてみましょう。
あなたは手帳やメモやパソコンへの登録などいろいろな形で管理していると思います
ところであなたが手帳に書いてるのはどんなことですか？
人に会う、会議、上司や部下との打合せなどは、手帳に記入すると思います
実際、約束や会議やミーティングを書くのが手帳だと思っている人がほとんです。
では手帳をみれば自分の仕事が全部わかるでしょうか？
たとえば時間の約束のない仕事。
週末までに仕上げる資料作成、取引先へ打つべきメール、電話するべき相手、プレゼンの準備や練習、新しいソフトをＰＣで使うための調査。
こんなことも手帳に書いていますか？
もし手帳に書いていないとしたらこれらは何に書いていますか？
ルーティン的な仕事が多いから特にどこにも書いてはいませんか？
ビジネスにおいては 手帳を見れば仕事が全部わかるという状態が理想ですが
多くの人は手帳を見ただけでは今自分が関わってる仕事のすべてがわかるようになっていません。わかるのは時間の約束だけ。
緊急事項への対応も
ポストイットをPCの端っこに貼る人が多いですが、あまりよいことではないんです
まちがいなく目にするから忘れることがない！という理由でやってる人は多いのですが
記録が残りません。それは実は致命的にもったいないことなんです
そうです
すべてを手帳に書けばすべてが記録に残るので もし電話番号やメールアドレスを書いてもそのメモがどこに行ったかわからなくなることがありません。
すべては手帳のどこかに書いてるわけですので。
進化する手帳の役割｜７つの習慣の中の手帳紹介
7つの習慣のコヴィー博士は手帳の4段階の発展としてこうカテゴライズしました
第一世代 メモやチェックリスト
第二世代 カレンダー スケジュール管理
第三世代 優先順位と価値観
第四世代 物や時間に集中せず大切な人間関係や生活の役割、自分のほんとの目標の達成にフォーカスする
私たちは普通第一世代と第二世代の手帳の使い方しかやっていないですね
ただもう少し日本の手帳の利用実態に合わせて考えると次のようになると思います。
１．スケジュール管理
２．TO DO管理
３．長期目標の管理
４．人生全体の管理
私たちはスケジュール管理しかしないことが多いですが
この４項目にそってそれぞれどんなものかを見ていきましょう。
スケジュール管理｜手帳利用の第一段階
これは文字通りスケジュール管理です
Googleカレンダーやスマホアプリ、会社の予定共有ソフトを利用してる人も多いでしょう。
しかし使い方には多くの隘路が発生します。
たとえば、Aさんと時間未定で明日会う、となってるときにそのことを書かない人が多いです。明日のことなら頭で覚えておけますが、これが10日後にAさんと時間未定だけど会う、という約束になったときは、まず書かない。(仮)マークをつけて、12時Aさんと書く人は、うまく工夫していると感心されたりします
それと、明日中にやるべき仕事が３つあったら、それもスケジュールとしては書かない人が多い。それは頭で覚えていたりするけど、向こう一週間のやるべきことを頭に入れておくだけの人も結構いて、多忙感だけが湧いてきます
TO DO管理｜手帳利用の第二段階
そんなことを解消するためにも
スケジュールのほかにTODOリストを作ってタスク管理をするのが第二段階です。
このやり方はアイビー・リーというアメリカ人がチャールズシュワブに提案して多額のアイデア料をもらったことでも有名です
アイビーリーメソッドは単純ですが深い知恵が隠されています。ポイントは次の通り。
- 夜、紙に「明日やるべきこと」を6つメモします
- その6つの項目を重要だと思う順に番号を振ります
- 翌日、メモの順番に沿って仕事（勉強）を進めましょう
- 全部できなかった場合は、悔やむことなく忘れましょう
- その日の夜も、明日のための6項目を新しくメモします
- 1〜6を毎日行ないます
急ぎの仕事とか絶対忘れてはいけないことを、ポストイットでパソコンのディスプレイの枠の部分に貼っている人もいます。あるいは電話にポストイットとかですね。
Googleカレンダーに登録して、時間が来たらアラームがなりそれで思い出すようにしてる人もいます
でも個別にメモをその場その場でしているとまちがいのもとだし、頭で全く整理できなくなります。
なので専用ノートがおすすめです。
これは小さな手帳でもいいし、A5,B5,A4のノートと、自分の好みに応じてなんでもいいですが、専用ノートを作って、毎日やるべきことをリスト化しておきます。
すると向こう1週間のやることリストがデイリー別にはっきりするし、過去の記録も重なっていくので自分の仕事の傾向などもわかってきます
スケジュールの例に取り上げた時間の決まっていない約束も、このTODOリストに入れればすっきりします。明日の箇所に、Aさんと会う、と書けばいいいだけです。また!0日後の箇所にAさんと会うと書くだけです。結構スケジュール管理を劇的に変える力があります
長期目標の管理｜手帳利用の第三段階
様々な自分の欲求や目標、家のこと、人生のこと、勉強や自分磨きのことなど、すべてを整理する。
これは時系列の記録ではなくて項目別の重要事項の固定版みたいな役割になったりすので、ルーズリーフ形式がいいです
これもA5,B5、A４，などの好みのサイズで作ればいいと思います。ただいつも持ち歩きたいならば、A5のルーズリーフ、A5のシステム手帳、バイブルサイズのシステム手帳ですね。
そもそもシステム手帳というのはこういう長期保存のいろんなカテゴリーを同時に保存するためのもので、スケジュール手帳ではなかったのです。イギリス陸軍の将校が、武器のこと、食料のこと、医療衛生のこと、地理、天気、部隊のデータなど軍務というのは多面的な要素が同時多発的に起こるのでそれを管理するためにパソコンのない時代発明されたのがシステム手帳だったのです。
参考 Oneノートの使い方｜デジタルならOneノートがお勧め
人生全体の管理｜手帳利用の第四段階
あなたの人生全体の指針や重要事項をすべて書き記したものがあれば、
これからやることがすべてわかって、ストレスが激減します。
仕事のことは手帳などで厳密に管理していても、子供のサッカーの試合を見に行く、
それは地区大会の準決勝で準レギュラーの息子は今回はレギュラーで出場するから、
終わったら勝っても負けても活躍してもできなくても称えよう、
そして夜はごちそうを食べよう、などとスケジュールに書く人は少ないです。
頭ではおもっているけど書かないから漏れが出たりします。
プライベートもビジネスシーンと同じようにタイムマネジメントするべきです
妻と、最近のギクシャク感を解消するためにワインを機会を見て話し合う
お土産にケーキと花を買って帰る
子供と公園でキャッチボールする
お風呂を休日に念入りに掃除する
親に電話する
今度実家に変えるときは父母にお土産を買ってメッセージカードに いつもありがとうと書く
などと手帳に書きます
手帳に予定として書くと普段思ってもみない行動を、いくらでも思いつくし、本来そうすべきなんだなとはっきりとわかります。
なぜ仕事以外の人生は何も管理しないで感と記憶に頼るのか？
だから妻との面倒な話あいは、先延ばしになります。
ドラマなどでは多忙なビジネスマンが妻子とのコミュニケーションを先延ばしにして家族が悲しむシーンが描かれますが考えてみれば滑稽です。
A社との重要なやり取りのさなかにB社からクレームがあったとき、B社への話あいを先延ばしにするでしょうか？
手帳なしでプライベートに対応するからそうなるのです。
プライベートも子供のサッカーの試合のスケジュールはいれても
プライベートのTODOリストを作り家族とのコミュニケーション予定を書く人は少ない
それも重要だけど緊急でない家族とのコミュニケーションは一番無視されがちです
でもあきらかにTODOがあるのだからつけるべきですし
それは義務ではなくて家族とのウキウキリストなどと命名してもいいですね
仕事のように人生を管理すると９０％は管理できる｜未知の領域は１０％
人生を変える手帳術とは
実は簡単な話で人生全体を手帳で管理するということなのです。
スケジュールとTODO
それのバックボーンにある価値観や行動原則など
自分が生きるためのすべてが書かれた手帳であること
それがあれば人生が手帳で変わるのはあたりまえだと思いませんか？
普通は次の休みに何をするかの計画はあっても
高齢になった親との関わりをいつまでにどうする、などの具体的計画はその時になるまで立てようとしません。
子供の勉強やスポーツについて、独身なら結婚を何歳でしたいとか、結局人生は、思いを形にする連続なので、どんな思いを自分はもってるかをまず言葉にすることで、多くのことがはじまります。そして、それをいつやるかを決めれば人生は自動的に変わっていくのです。
今年の目標、自分の価値観、家族のこと、趣味のこと、ライフワークのこと、地域の活動のことなど、すべてを手帳に書いておくと、自分の人生がいつもその手帳に入っている安心感があります。人生は手帳で管理すると変わるのです。
まとめ
いかがだったでしょうか。
もともと手帳はビジネスのための忘備録ではじまり、スケジュール帳になっていきました。
なので、普通は仕事の予定とメモを書くだけなのですが
それを自分の人生の全領域を書くことで
人生がそれだけで驚くほど変わるのです
私たちの脳へのキーワードとなって思考を喚起するのが手帳なのですね
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